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将约定的日期、时间「数字化」

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将约定的日期、时间「数字化」

干练与否从「约定时间的方式」就看得出来

我曾经听一家知名酒吧的妈妈桑说过一件事,她说:「从和别人『约定时间的方式』就能看出一个人是否干练。」

据说,他们和别人约时间时,不会用「中午以前……」「傍晚之前……」或「明天以前……」这类模稜两可的说法,而会以「上午十一点之前」「下午五点之前」的方式,把期限「数字化」。

在广告製片公司担任副导的M君,也是一个「把约定数字化」的人。

广告影片製作通常牵涉到许多工作人员,从演出的艺人、导演、製片到摄影师、灯光师等,若不能协调好这总计三十位以上工作人员的行程,就无法按照程序进行拍摄工作。

为了管理工作人员行程,M君总是随身带着空白行程表,详细记录「哪一天、在什幺时候之前、谁、要做什幺」。除了因为他本人个性开朗,更重要的是,他总能按照原订行程指挥现场,丝毫不浪费时间,所以很快崭露头角,在通常三十以后才能独当一面的广告製片业中,二十九岁就被破格晋升为导演。

让自己和他人都能毫不浪费的运用时间

在某个星期一早上,客户委託我执行一个杂誌广告工作。由于时间很赶,我必须在週末前把原稿送到印刷厂。

我拜託客户:「这个週末我会再跟您联络,请在那之前完成原稿。」然而,当我在约定好的星期五打电话去,却得到「今天○○休假」的回答,负责的人竟然在这一天请了年假。

如果负责的人不在,我就拿不到原稿。但印刷厂的截稿日期迫在眉睫,无论如何都必须在星期五这天拿到原稿才行。所以,我虽然明白非常失礼,还是直接打了好几次电话到客户家中,硬是跑到客户家里拿了原稿。

我虽然对于星期五休假的客户感到生气,但仔细想想,没有事先决定日期、时间其实是自己的疏失,因此深刻反省了许久。我这才明白自己所指的週末(星期五)与客户所认知的週末并不相同。

不决定截止时间,事情就无法开始。如果对方不确定截止时间,就请反过来,由自己设定截止时间,让事情可以积极进行。一旦时间清楚划分后,「什幺时候为止,要做些什幺事情」自然就会变得明确。

只要运用「截止时间回推理论」,就能让自己和他人都能毫不浪费的运用时间。

摘自《谷底翻身的38个诀窍》

将约定的日期、时间「数字化」

数位编辑整理:陈子扬
Photo:pixabay,CC0 Licensed.

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